המותר ואסור – מעקב ובקרה אחר עבודה מרחוק – הרשות להגנת הפרטיות "עושה סדר"

לקוחות וידידים.ות יקרים.ות,
אנו שמחים להציג לכם.ן את עדכון הלקוחות בתחום הסייבר, מידע ופרטיות ותחום דיני העבודה לחודש ינואר 2023, בנושא מעקב אחר עבודה מרחוק.

הרשות להגנת הפרטיות ("הרשות") פרסמה לאחרונה טיוטה (הפתוחה בשלב זה להערות הציבור), אשר סוקרת באופן מקיף את נושא המעקב אחר עבודה מרחוק, את הסיכונים המרכזיים לפרטיות במעקב שכזה, את פרשנותה להוראות הדין ואף נתנה המלצות והנחיות בנושא שיכולות לסייע למעסיקים להבין את גבולות הגזרה.

כידוע, בשנים האחרונות, ובפרט מאז החלה מגפת הקורונה, עברו מעסיקים רבים למתכונת מלאה או חלקית של עבודה מרחוק. כתוצאה מכך יש יותר ויותר שימוש של מעסיקים באמצעים טכנולוגיים על מנת לבקר את עובדיהם המבצעים את עבודתם מחוץ למקום העבודה.

בשונה ממעקב אחר עובדים במקום העבודה, מעקב במתכונת של עבודה מרחוק מתקיים, על-פי רוב, בביתו של אדם, קרי במרחב הפרטי והאינטימי ביותר שלו. מעקב שכזה "מכניס" את המעסיק לביתו של העובד, ומשכך מציב אתגר ממשי בכל הנוגע להגנה על פרטיותם של העובדים ובני ביתם ומשפחתם, לרבות קטינים.

הסיכונים לפרטיות במסגרת שימוש באמצעים טכנולוגיים למעקב בעבודה מרחוק הם רבים ומגוונים. סיכונים אלו כוללים איסוף מידע ללא הסכמת העובד; משטור ופגיעה בתחושת השליטה של העובד על פרטיותו; איסוף וחשיפה של מידע רגיש ועודף; דלף מידע; ושימוש לרעה במידע אישי.

אין איסור גורף להשתמש באמצעים טכנולוגיים למעקב ופיקוח אחר התנהלות עובדים בעת עבודה מרחוק. אך שימוש זה, חייב להיעשות באופן סביר ומידתי, לצרכי מטרת לגיטימית ובעל זיקה לאינטרסים הלגיטימיים של מקום העבודה, תוך הקפדה על כללי אבטחת מידע ועקרון צמידות המטרה וכן תוך יידוע העובדים וקבלת הסכמתם לכך.

אמצעי מעקב שפגיעתם בפרטיות העובדים היא גבוהה

במסגרת הטיוטה, הרשות ציינה מספר אמצעי מעקב שפגיעתם בפרטיות עשויה להיות גבוהה במיוחד, ושהשימוש בהם מעלה חשש ממשי לחריגה מהוראות הדין:

[1] אמצעים לאיסוף נתוני מיקום של עובד המותקנים במכשיריו הדיגיטליים או ברכבו;
[2] אמצעים למעקב אחר עובדים באמצעות מידע ביומטרי (זיהוי פנים, תנועות עיניים);
[3] ניטור רציף של התנהלות העובד במכשיריו (לרבות צילום מסך המחשב של העובד ומעקב אחר שימושו בעכבר ובמקלדת);
[4] ואמצעים לצילום העובד או להאזנה לסביבת העבודה שלו.

שימוש באמצעים אלו עלול להוביל לפגיעה חמורה בפרטיות, ועל כן הוא יכול להיעשות רק במקרים חריגים בהם קיימת תכלית מקצועית ספציפית המצדיקה זאת, ובכפוף לעמידה בדרישת המידתיות.

כלומר, על מעסיקים המבקשים לעשות שימוש באמצעים שכאלו מוטל הנטל להצביע על הצורך בשימוש זה וכן על העדרה של חלופה אחרת העשויה לתת מענה מספק לצורך האמור תוך פגיעה פחותה בזכות הפרטיות.
בנוסף, על מעסיקים להראות איזון בין תועלת לנזק שייגרם. עליהם להראות כי ההחלטה על שימוש באמצעים אלו התקבלה רק לאחר בחינה מעמיקה של היחס הראוי בין התועלת שתצמח מהם לבין הנזק והפגיעה בזכות העובד ובני ביתו לפרטיות.

שימוש באמצעים לצילום העובד והאזנה לסביבתו – רק במקרי קיצון

לאור החדירה למרחב הפרטי של העובד ובני משפחתו כתוצאה מצילום העובד והאזנה לסביבתו שעה שהוא בביתו, עמדת הרשות היא שעל מעסיקים להימנע משימוש באמצעים שכאלו, אלא במקרים קיצוניים בהם קיים צורך חיוני לכך, וכאשר אמצעים אחרים שבהם נעשה שימוש לא הועילו.

איסוף מידע מתיבה פרטית-חיצונית שבבעלות העובד – אסור, אלא אם כן ניתן צו שיפוטי

מעסיקים אינם רשאים לעשות באמצעי מעקב לחדירה או לאיסוף מידע מתיבת דוא"ל פרטית-חיצונית הנמצאת בבעלות העובד (כגון דוא"ל מסוג gmail), לרבות לנתוני תקשורת של העובד בתיבה הפרטית ולנתוני תוכן של התכתובת הפרטית שלו בתיבה – אלא מכוח צו שיפוטי. כדי לעמוד בדרישה זו, מומלץ כי מעסיקים המאפשרים לעובדיהם להיכנס לתיבות הדואר הפרטיות-חיצוניות שלהם בעת עבודתם מהבית ומתוך המחשב של מקום העבודה, יימנעו מלהשתמש באמצעי מעקב כגון תוכנות לצילום מסך – וזאת מתוך החשש כי במהלך המעקב ייאסף מידע שמקורו בתיבת הדואר הפרטיות-חיצוניות של העובד.

יידוע עובדים

בהתאם לפסיקה, פגיעה בפרטיות במקום העבודה דורשת יידוע עובדים. לפיכך, על מעסיקים ליידע את עובדיהם על כך שהם עושים שימוש באמצעים טכנולוגיים למעקב אחר התנהלותם במתכונת של עבודה מרחוק.
מעסיקים המבקשים להשתמש באמצעי מעקב שפגיעתם בפרטיות העובדים היא גבוהה (כפי שצוינו לעיל), אינם יכולים להסתפק ביידוע כללי, ועליהם לפרט בפני העובדים, בכתב ובשקיפות מלאה, על אופן ביצוע המעקב והשימוש במידע.
כמו כן, על מעסיקים לקבוע את המדיניות הנוהגת במקום העבודה בהקשרים אלו, לרבות תוך ציון כללי האסור והמותר בשימוש במחשב וביישומיו בעת העבודה מרחוק. בפסיקה אף נאמר כי מן הראוי לעגן עקרונות אלה במפורש בחוזה העבודה ובתקנון הנוהג במקום העבודה, ותוך היוועצות עם נציגות העובדים.

הסכמת העובדים

חוק הגנת הפרטיות דורש הסכמה בחוק או הסכמה מדעת של אדם לפגיעה בפרטיותו. על ההסכמה להיות מדעת ולהינתן מרצון חופשי, במפורש או מכללא.
ככלל, שימוש מעסיקים באמצעים דיגיטליים למעקב אחר עובדים, הכרוך בעצם מהותו באיסוף מידע אישי על אודותיהם, צריך להיעשות על יסוד קבלת הסכמה מראש מטעם העובדים, בין מפורשת ובין מכללא (הסכמה הנלמדת מהתנהגות העובד בתנאי שהוא מודע לקיומם של אמצעי המעקב).
בהיעדר הסכמה, במפורש או מכללא, לכך שמידע אישי על עובד ייאסף לצרכי מעקב על עבודתו מרחוק, על המעסיק להימנע מלאסוף עליו מידע אישי. אם המעסיק יידע, יהיה לו יותר פשוט להראות כי עמד גם בדרישת ההסכמה.

בכל הנוגע לשימוש באמצעי מעקב שאינם כרוכים במהותם באיסוף מידע אישי על אודות עובדים (כגון ניטור נתוני תקשורת בלבד בתיבת הדואר המקצועית של העובד) שימוש זה אפשרי ללא קבלת הסכמת העובד, אולם יש ליידעו על כך, וזאת בכפוף לעקרונות הלגיטימיות והמידתיות שצוינו קודם לכן.

ככל שהנכם מעסיקים העושים שימוש באמצעים טכנולוגיים למעקב אחר עובדים מרחוק, או שוקלים לעשות זאת, הרי שהנכם מוזמנים לעמוד עימנו בקשר על מנת לקבל הנחיות מפורטות בקשר עם האמצעים שמומלץ כי תנקטו בהם, לרבות, יידוע העובדים, קבלתם הסכמתם ואימוץ מדיניות בנושא.

נשמח לעמוד לרשותכם בכל שאלה או הבהרה בנושא.

בברכה,
מחלקת דיני עבודה ומחלקת סייבר, מידע ופרטיות,
שבלת ושות'

האמור במזכר זה ניתן כמידע כללי בלבד, ואין להסתמך עליו בכל מקרה פרטני ללא ייעוץ משפטי נוסף.