ביום 22 בדצמבר 2024 פרסמה הרשות להגנת הפרטיות הנחיה בעניין העברת בעלות במאגר מידע לפי חוק הגנת הפרטיות התשמ"א-1981, המחליפה את טיוטת ההנחיה שפורסמה ביום 13 בדצמבר 2022.
הנחיית הרשות להגנת הפרטיות ("הרשות") נועדה להסדיר את האופן שבו ניתן להעביר בעלות על מאגרי מידע תוך שמירה על זכויותיהם של נושאי המידע והבטחת עמידה בדרישות חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 ("החוק"). ההנחיה מתייחסת למצבים שבהם חל שינוי בזהות בבעלי המאגר (למשל במקרים של מכירת מאגר מידע, מיזוגים בין חברות או במכירת חברה) ומדגישה את חובת בעלי המידע לוודא שמירה על מטרות השימוש המקוריות במידע, יידוע נושאי המידע ולעיתים אף קבלת הסכמתם.
הסכמה מנושאי מידע תידרש בשני מקרים:
- כאשר צפויים שינויים או הרחבות במטרות ובשימושים של המידע בעקבות העברת הבעלות במאגר המידע.
- כאשר מאפייני בעלי מאגר המידע החדשים שונים מהותית מאלה של בעלי המאגר המקוריים באופן אשר עשוי להשפיע במידה ניכרת על זכויות נושא המידע או כי סביר להניח שנושא המידע לא היה מתקשר עם בעל המאגר החדש (ללא תלות בשינויים או הרחבת המטרות או השימושים).
במקרים האלה, נדרשת הסכמה מפורשת של נושאי המידע לשימוש שיעשה הבעלים החדשים במאגר המידע ו/או לעצם העברת המידע האישי של נושא המידע לבעלים החדש של המאגר. הדרך המיטבית לעשות זאת היא במתוכנת "opt-in" תוך קיום דרישות היידוע בהתאם לסעיף 11 בחוק. הרשות אף מטילה חובה על בעלי המאגר המקוריים (במקרים בהם יודע או היה עליו לדעת על השינויים הצפויים בשימושים במידע) לוודא כי ניתנת הסכמת נושאי המידע מבעוד מועד.
ביתר המקרים, בהם לא צפויים שינויים בתנאי שמירת המידע, מטרות השימוש, אופן השימוש ותנאי העברת המידע, יהיה די ביידוע נושאי המידע תוך עדכון בדבר פרטי ההתקשרות של הבעלים החדשים במאגר המידע, זאת על מנת לאפשר להם להחליט אם ברצונם להמשיך בהתקשרותם עם הבעלים החדשים או אם ברצונם להפסיק את ההתקשרות ולבקש את מחיקת הנתונים האישיים מהמאגר (אם מחיקה כזו אפשרית ורלוונטית בהתאם לנסיבות העניין).
המלצות והנחיות לחברות המעבירות בעלות במאגר מידע:
- רצוי לכלול את האפשרות של העברת בעלות במאגרי מידע, ללא שינוי מטרת השימוש בהם, כבר בתנאי השימוש או בנוסח כתב ההסכמה המקורי.
- אם בעת ההעברת הבעלות במאגר לא צפויים שינויים בתנאי שמירת המידע, מטרות השימוש, אופן השימוש ותנאי העברת המידע, יש רק לעדכן את נושאי המידע ולכלול את פרטי הזיהוי וההתקשרות של בעלי המאגר החדשים (העדכון יכול להינתן גם על ידי בעלי המאגר החדשים, בהתאם להסכמות בינכם). ניתן ליידע את נושאי המידע בהתאם לדרך המקובלת בה נהגתם לתקשר עם לקוחותיכם, למשל באמצעות דוא"ל.
- אם ידוע לכם כי בעקבות העברת בעלות במאגר מידע שנמצא ברשותכם, צפויים שינויים מהותיים בשימוש במידע או במטרות איסוף המידע, אז על אחריותכם לוודא כי ניתנת הסכמה מפורשת של נושאי המידע מבעוד מועד. אם לא ניתנה הסכמת נושא המידע, העברת המידע עשויה להוות הפרה מהותית של חוק הגנת הפרטיות (בפרט לאור תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות).
- יש לוודא אם לאחר העברת הבעלות במאגר המידע קיימת הצדקה להמשך שמירת המידע (למשל במקרים בהם יש חובה לפי דין לשמור עותק של המידע) ואם לא קיימת הצדקה, יש לוודא כי לא נשאר בחזקתכם מידע עודף.
- אם המאגר המועבר חייב ברישום, יש לוודא כי נמסרת הודעה על שינוי הבעלות לרשם מאגר המידע (ההודעה יכולה להימסר על ידי כל אחד מהצדדים).
המלצות והנחיות לחברות המקבלות בעלות במאגר מידע:
- עם קבלת בעלות במאגר מידע, אתם רשאים להשתמש במידע שבמאגר אך ורק למטרה המקורית שלשמה נמסר, והוא כפוף לכל החובות שחלו בהקשר זה על בעלי המאגר המקוריים.
- יש לוודא אם הבעלים המקורי של מאגר המידע אם עדכן את נושאי המידע בדבר העברת הבעלות במידע. אם לא, על אחריותכם ליידע על כך את נושאי המידע ולכלול את פרטי הזיהוי וההתקשרות שלכם. העדכון יכול להימסר בדרך ההתקשרות מקובלת של בעלי מאגר המידע המקוריים עם לקוחותיו.
- כאשר צפויים שינויים במטרות ובשימושים של המידע בעקבות העברת הבעלות או כאשר מאפייני בעלי מאגר המידע החדשים שונים מהותית מאלה של בעלי המאגר המקוריים – העברת הבעלות והשימוש במידע כפופים להסכמה מפורשת של נושאי המידע. יש לוודא כי בעלי מאגר המידע המקוריים קיבלו את הסכמתם של נושאי המידע טרם העברת המידע ואם לא – יש לפעול לקבלת הסכמת נושאי המידע טרם השימוש במידע.
- אם המאגר המועבר חייב ברישום, יש לוודא כי נמסרת הודעה על שינוי הבעלות לרשם מאגר המידע (ההודעה יכולה להימסר על ידי כל אחד מהצדדים).
סיכום
הנחיית הרשות בנושא העברת בעלות במאגרי מידע מהווה צעד חשוב בהבטחת זכויות הפרט בישראל, תוך התאמה למציאות עסקית דינמית שבה בעלות על מאגרי מידע עשויה להשתנות בעקבות מיזוגים, רכישות או שינויים מבניים אחרים. ההנחיה מספקת מסגרת ברורה ליידוע נושאי המידע ולשמירה על מטרות השימוש המקוריות במידע, תוך הדגשת הצורך בקבלת הסכמה במקרים שבהם חלים שינויים משמעותיים במטרות או במאפייני הבעלים החדשים.
נשמח לעמוד לרשותכם בכל שאלה וכן לסייע ביישום ההמלצות המפורטות.
בברכה,
פרקטיקת סייבר, מידע ופרטיות
שבלת ושות'
האמור במזכר זה ניתן כמידע כללי בלבד, ואין להסתמך עליו בכל מקרה פרטני ללא ייעוץ משפטי נוסף.
