ארגונים רבים משתמשים בכלים חדשים שמאפשרים את פעילותם בעת שהעובדים אינם נמצאים בפועל במשרד כדוגמת “Zoom Cloud Meetings”. להלן מספר נושאים שעל כל ארגון וכן כל אדם פרטי לקחת בחשבון בעת השימוש בכלים מסוג זה:
- יש להבין כי מדובר בסביבת עבודה ציבורית לא מאובטחת אשר עלולה לגרום לחשיפה לא מבוקרת של מידע רגיש שהופך בה לזמין.
- קישור לפגישה יכול להפוך לציבורי, וזרים יכולים להיחשף או להקליט את תוכן השיחות, המידע שנחשף בפגישה, את רשימת המשתתפים בפגישה והמוזמנים אליה.
- למארח הפגישה בזום יש יכולת להקליט את הפגישה ובאחריותו לבקש את הסכמת המשתתפים לכך.
- על המשתתפים להכיר בכך שהמארח יכול לדעת את מידת תשומת הלב של המשתתפים בפגישה, ולקבל התראה על כך. אך הפונקציה הזו עובדת רק אם מישהו בפגישה משתף מסך.
- אם ההרשמה מתבצעת באמצעות פייסבוק, המשתתף בעצם נותן גישה לתוכנה לנתוני הפרופיל פייסבוק שלו.
- לפי תנאי השימוש, Zoom עושה שימוש בכלי פרסום לשם פרסום מוצריה, וכחלק משימוש בכלים אלו, היא רשאית להעביר את המידע על המשתתפים לכל צד שלישי לטובת אותו פרסום. ניתן לבטל פונקציה זו ולשנות את ברירת המחדל באמצעות ביטול הסימון "sale" בהגדרת הפרופיל.
